Gestire il rapporto con i propri clienti e ottimizzarne l’interazione, è uno dei punti cardine di un’azienda: avere un CRM (Customer Relationship Management) ci consente di offrire una customer experience eccellente lungo tutto il ciclo di vita del cliente, dall’acquisizione alla fidelizzazione. Un CRM dunque, è di fondamentale importanza in quanto ha lo scopo di ottimizzare la gestione delle vendite, la produttività e creare dei report avanzati.
Online è possibile trovare tantissimi tool che consentono di creare un CRM personalizzabile a prezzi differenti. Zapier però ha la capacità di tracciare l’intero flusso di lavoro grazie all’integrazione con molte app e ad un costo irrisorio. La voce delle spese, è da tenere in considerazione soprattutto nella fase di start up di un progetto, in cui però non è possibile fare a meno di un CRM.
Il vantaggio principale nell’utilizzare un CRM è senza dubbio l’automazione: esso infatti raccoglie automaticamente nome dell’utente, il numero di cellulare, la mail, il numero dell’ordine e gli altri dati richiesti. Questi verranno catalogati in maniera ordinata per avere sempre una dashboard pulita e organizzata. Dunque se vuoi ottimizzare il flusso di gestione dei tuoi clienti e avere una panoramica costante dell’andamento della tua attività, non puoi fare a meno di avere un CRM.
Creiamo il nostro CRM
La guida dettagliata con Zapier
Zapier è una web automation app che ti permette di connettere oltre 4200 applicazioni, di assegnare task a questi strumenti e di automatizzarne le azioni necessarie alla tua strategia di marketing.
La sua struttura è composta da 2 semplici passaggi:
- Trigger: momento in cui Zapier raccoglie l’informazione dall’app esterna e la gestisce;
- Action: una volta ottenuto il Trigger, Zapier svolge una successiva azione su un altro strumento.
Di conseguenza è facile capire come l’Action dipenda dal Trigger in quanto quest’ultimo ha la funzione di far interagire Zapier con servizi esterni. Tra le app più utilizzate troviamo Facebook Lead Ads, Manychat, Mailchimp, l’intero pacchetto Google Workspace, Unbounce, WordPress e tanti altri ancora.
Creare uno zap
Partiamo dal Trigger
Per zap si intende una specifica istruzione che fa scattare il trigger nell’app esterna, crearne uno è molto semplice con la nostra guida di seguito.
1. Nella dashboard, in alto a sinistra cliccare su “Create zap”.
2. A questo punto possiamo dare un nome personalizzato al nostro zap e definire il nostro Trigger, scegliendo tra le app disponibili. Noi abbiamo scelto quello in genere più utilizzato, ovvero Facebook Lead Ads.
Una volta scelta Facebook come app esterna, l’unico trigger event selezionabile è “New Lead”, quindi selezionarlo. Il procedimento è molto intuitivo, vi verrà chiesto l’account Facebook inserito nel Business Manager, la pagina dell’azienda interessata e il nome del form da cui rilevare le informazioni dell’utente.
Quindi cliccare su “Continue” e infine su “Test Trigger” per verificare se Zapier è riuscito a collegarsi effettivamente con il form di Facebook.
Definire l’Action
Abbiamo definito il nostro Trigger e adesso possiamo procedere con la scelta della nostra Action. Il nostro CRM sarà formulato utilizzando un semplice file di Google Sheets da compilare prima di costruire la nostra Action, con le voci che preferiamo. Di seguito un esempio:
Procediamo quindi a creare l’Action scegliendo come app quella di Google Sheets:
Una volta selezionata Google Sheets come app da utilizzare, successivamente cliccare su “Create Spreadsheet Row”.
Vi verrà chiesto l’account Gmail a cui il documento che abbiamo precedentemente compilato appartiene, il nome del documento stesso e del foglio.
Se abbiamo inserito tutti i dati correttamente, Zapier vi riporterà esattamente le voci del vostro documento in modo che possiate dargli le informazioni per compilarlo automaticamente.
Come compilare il form
Il CRM è quasi pronto
Per selezionare la risposta al form, vi si aprirà un menù al di sotto di ogni spazio a cui dovrete dare la risposta corrispondente. Ad esempio nella casella “Nome” corrisponderà il nome dell’utente che ha rilasciato i suoi dati nel form di Facebook.
Ricorda di effettuare sempre un test prima di procedere con la versione definitiva dell’Action.
Il risultato finale
Un CRM con i fiocchi
Quando un cliente rilascia i suoi dati in quel preciso form scelto inizialmente, automaticamente Zapier compilerà il vostro file con le risposte corrispondenti che gli avete assegnato. Ecco come sarà ipoteticamente il vostro CRM su Google Sheets:
Consiglio BONUS per il CRM perfetto
Sicuramente avrai notato la colonna “Stato” nell’ultima immagine: è possibile replicarla all’interno del vostro CRM seguendo questi passaggi:
Convalida dei dati
Clicca sull’intera colonna “Stato”, apri il menù e in fondo troverai “Convalida dei dati”. Successivamente sarai in questa situazione in cui dovrai prima passare da “Elenco da un intervallo” a “Elenco di voci”, quindi inserisci le voci che preferisci separandole con una virgola.
Formattazione condizionale
Per avere subito un impatto più comprensibile sull’andamento del flusso di lavoro possiamo utilizzare i colori delle caselle. Queste si coloreranno automaticamente a seconda della scelta delle voci inserite nel punto 1.
Per eseguire questa condizione, clicca sull’intera colonna “Stato”, apri il menù e in fondo troverai “Formattazione condizionale”, quindi imposta una regola secondo cui quando la casella contiene ad esempio la dicitura “chiamato”, questa automaticamente si colorerà di verde e così via con le altre formattazioni.
Seguendo questa dettagliata guida, potrai facilmente replicare e personalizzare il tuo CRM con Zapier. Il tuo rapporto con i clienti migliorerà sicuramente in quanto avrai una panoramica approfondita del flusso di lavoro, della redditività apportata dalle aree aziendali e di preziosi dati da integrare nei report periodici.
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